Privacy policy

個人情報保護方針

ヒビノ株式会社　個人情報保護方針

ヒビノ株式会社（以下、当社といいます。）は、音と映像の事業を基軸としたプロ用AV&ITのトータル・ソリューション企業として、当社が取扱う全ての個人情報を適切に管理することが、社会的な責務であるとの認識のもと、個人情報保護に関する方針を次のとおり定め、役員、従業員に周知徹底を図り、個人情報の保護に努めます。

基本方針

第一条 個人情報の取得と利用

当社は、利用目的を明確にした上で、目的の範囲内に限り、個人情報を取得します。
また個人情報の利用は、その利用目的から逸脱しない範囲とし、法令で定める場合を除きご本人の事前の同意なく目的外利用は行いません。また、目的外利用を行わないために、適切な管理措置を講じます。

第二条 個人情報の管理と保護

当社は、個人情報の管理を厳重に行うこととし、法令で定める場合を除きご本人の事前の同意なく、第三者にデータを提供することはいたしません。また個人情報に関する漏えい、滅失またはき損、関連する法令、国が定める指針その他の規範に対する違反、想定される経済的な不利益及び社会的な信用の失墜、本人への影響などのおそれを防ぐための適切な予防及び是正処置を行います。

第三条 個人情報に関する法令、規範等の遵守

当社は、当社が保有する個人情報に関して、適用される法令、国が定める指針、その他規範を遵守いたします。

第四条 問い合わせ・苦情への対応

当社は、保有する個人情報に対するお問い合わせや苦情に対して、受付、対応の体制を整備し、迅速に対応いたします。

個人情報お問い合わせ窓口
ヒビノ株式会社　ヒビノGMC 総務課 個人情報お問い合わせ窓口
電話番号：03-3740-4391

第五条 個人情報保護管理体制及び仕組みの継続的改善

当社は、個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて、継続的改善を実施いたします。

制定日　2005年 9月15日
最終改定日　2020年9月25日
ヒビノ株式会社
代表取締役社長　日比野晃久

個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名または職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者　ヒビノGMC担当取締役
電話番号：03-3740-4391

個人情報の利用目的

お客様に個人情報のご提供をお願いするときは、あらかじめその利用目的を明示いたします。お客様にご提供いただいた個人情報は、明示した範囲内で利用いたします。個人情報をお客様の同意なく利用目的以外に使用することはありません。
個人情報の利用目的については、下記の範囲内で利用いたします。

1. 当社が取扱う商品、サービス等に関連する業務、イベント・プロデュース関連事業等、当社の事業活動を履行するため。
  1. 1.商品の発送
  2. 2.商品・サービス・催し物のご案内・広告の送付・配信
  3. 3.商品サポート・メンテナンスの提供
  4. 4.作業員名簿の提出
  5. 5.お問い合わせ・ご相談・当社サービスの不正利用への対応
  6. 6.イベント関連事業における契約の履行
  7. 7.お取引先から委託を受けた個人情報の契約履行等
  8. 8.お客様との商談、打合せ等
2. 株主の管理のため。
  1. 1.会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため
  2. 2.株主としての地位に対し、当社から各種便宜を供与するため
  3. 3.株主と当社の関係の中でも、社団の構成員と社団という観点から双方の関係を円滑にするための各種の方策を実施するため
  4. 4.各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため
3. 当社が取引先関係者等と業務上必要な連絡を行うため。
  1. 1.業務上必要な諸連絡・商談等
  2. 2.取引先情報管理、支払・収入処理
4. 従業員等の雇用（採用含む）及び人事管理のため。
  1. 1.採用応募者への採用情報等の提供・連絡
  2. 2.当社での採用業務管理

個人情報の共同利用

当社は、次のとおり個人情報を共同利用することがあります。

  1. 1.共同して利用する者の範囲
    ヒビノ株式会社並びにその国内子会社及び関係会社
  2. 2.共同して利用する者の目的
    上記利用目的のうち1.-1.、1.-2.、1.-3.、1.-5.、1.-8.、3.-1.
  3. 3.共同して利用される個人情報の項目
    氏名、住所、電話番号、Eメールアドレス、勤務先、お取引内容等。
  4. 4.取得方法
    お客様及び取引先等との面識を得た際、またはそれ以降のコミュニケーションの際に、名刺・Eメール・口頭等でお伝えいただく方法によって取得します。
  5. 5.共同利用について責任を有する者の名称と連絡先
    ヒビノ株式会社　ヒビノGMC 総務グループ 総務課長
    電話：03-3740-4391

個人情報の提供

当社は、次の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に開示または提供いたしません。

  1. 1.お客様の同意がある場合
  2. 2.法令等に基づく場合
  3. 3.人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、お客様の同意を得ることが困難な場合
  4. 4.利用目的の達成のために必要な範囲で、個人情報の取扱いを委託する場合

未成年者の個人情報

当社は、15歳未満のお客様から個人情報を取得する可能性がある場合、保護者のご同意をいただきご提供くださるよう明示したうえで取得する等、未成年者の個人情報の取扱いに関し、特別の配慮をいたします。

安全管理のために講じた措置について

当社は、当社で取扱うすべての個人情報の漏えい等を防止し、適切に管理するため、以下の安全管理措置を講じております。

  1. 1.基本方針の策定
    個人情報の適切な管理のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。
  2. 2.個人情報の取扱いに係る規律の整備
    取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱い方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱規程を策定しています。
  3. 3.組織的安全管理措置
    個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取扱う従業員及び当該従業員が取扱う個人情報の範囲を明確化し、法令や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
    また個人情報の取扱い状況について、定期的に他部門による監査を実施しています。
  4. 4.人的安全管理措置
    個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施しています。また個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
  5. 5.物理的安全管理措置
    個人情報を取扱う区域において、従業員の入退出管理及び権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
    また個人情報を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体を持ち出す場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。
  6. 6.技術的安全管理措置
    アクセス制限を実施して、担当者及び取扱う個人情報の範囲を限定しています。
    また個人情報を取扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

個人情報に関する苦情・相談等に対する問い合わせ窓口

個人情報保護方針及び個人情報全般に関するお問い合わせ、個人情報に関する苦情及び相談につきましては、個人情報お問い合わせ窓口までお申し付けください。
個人情報お問い合わせ窓口
ヒビノ株式会社　ヒビノGMC 総務課 個人情報お問い合わせ窓口
電話番号：03-3740-4391

「開示対象個人情報」の開示・訂正・利用停止・利用目的の通知等のご請求手続について

当社が保有する「開示対象個人情報」の利用目的は次のとおりです。

  1. 1.お取引様に関する個人情報
    • 当社が取扱う商品、サービス等に関連する業務、イベント・プロデュース関連事業等、当社の事業活動を履行するため
    • 当社が取引先関係者等と業務上必要な連絡を行うため
  2. 2.株主情報
    会社法に基づく確認及び資料の送付等のため
  3. 3.採用応募者に関する個人情報
    採用選考、試験日程や選考結果の連絡等のため
  4. 4.従業者の個人情報
    従業員等の雇用及び人事管理のため
1.「開示対象個人情報」の開示・訂正・利用停止・利用目的の通知等のご請求方法

当社の「開示対象個人情報」について、ご本人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止並びに第三者提供記録の開示（以下「開示等」といいます。）のご請求は、以下の要領にて、所定の申請書、ご本人確認のために必要な書類を同封の上、下記宛にご郵送ください。後日、必要かつ合理的な範囲で申請書記載のご本人の住所宛に書面にてご回答申し上げます。

  1. a.申請書PDF/57KB
  2. b.ご本人確認書類（いずれか１点）
    • 運転免許証のコピー（裏面に記載がある場合は裏面も）
    • 健康保険の被保険者証のコピー
    • 住民基本台帳カードのコピー
    • 旅券（パスポート）のコピー
    • 上記に掲げるもののほか、ご本人であることを確認することができるもの
  3. c.宛先
    〒108-0075
    東京都港区港南3-5-14
    ヒビノ株式会社
    ヒビノGMC 総務課 個人情報お問い合わせ窓口
2. 代理人による開示等のご請求方法

開示等のご請求をする方が、ご本人の法定代理人、またはご本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類をご同封ください。

  1. a.未成年者の法定代理人の場合
    • 法定代理人であることを証明する書類（例．住民票記載事項証明書）
    • 未成年者の法定代理人ご本人であることを確認するための書類
    • （1.bのご本人確認書類（いずれか１点））
  2. b.成年被後見人の法定代理人の場合
    • 法定代理人であることを証明する書類（例．当該成年後見に関する登記事項証明書）
    • 成年被後見人の法定代理人ご本人であることを確認するための書類
    • （1.bのご本人確認書類（いずれか１点））
  3. c.委任による代理人の場合
    • 委任状
      ※当社からの開示等の結果を代理人が受け取る場合は、委任状に「開示等の結果を受領する権限」も委任する旨をご記入ください。この場合、委任状にはご本人の実印を押印し、ご本人の印鑑証明書もご提出ください。開示結果の受領権限を委任する旨のご記入、実印の押印、印鑑証明書の提出がない場合、当社は開示等の結果をご本人に対して行うことをあらかじめご了承ください。
    • 代理人ご本人であることを確認するための書類
      （1.bのご本人確認書類（いずれか１点））
      ※ 開示等の結果の送付先には、ご本人または開示請求した代理人以外の受取人を指定することはできません。
3. 注意事項

「開示対象個人情報」の開示請求について、以下の事項に該当する場合には不開示とさせていただきます。この場合には、その理由を付記して通知いたします。

  • 開示請求の対象となる個人情報が「開示対象個人情報」に該当しない場合
  • 申請書に記載されている住所、ご本人確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しない場合等によりご本人の確認ができない場合
  • 代理人による申請に際して、代理権の確認ができない場合
  • ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 法令に違反することとなる場合

申請書及びご本人確認書類に記載された個人情報は、ご本人確認、開示対象個人情報との照合、回答等の開示手続きに必要な範囲でのみ利用いたします。

その他の事項

  1. 1.当社では、お問い合わせ等のお電話をいただいた場合に、お客様のお申し出を聞き漏らすことがないように、通話内容を録音させていただくことがあります。
  2. 2.当社が直接個人情報を取得する場合においては、個人情報の取得目的を明確にし、当該業務の目的に沿った必要の範囲内とし、個人情報を提供いただいた方から同意をいただいた範囲内で個人情報を利用します。
  3. 3.当社では、お客様の個人情報の処理を外部に委託することがあります。
    第三者に業務を委託する場合は、委託先が当社同様に個人情報を取り扱うよう適切に管理致します。
  4. 4.当社では、お客様の個人情報の保護を図るために、または、関係法令の変更に伴い、個人情報保護方針を改定することがあります。
  5. 5.個人情報を当社に提供することを希望されない場合、お客様はご自身の判断により、個人情報を提供しないことが可能です。ただし、サービスの提供に個人情報が不可欠な場合は当該サービスの提供ができない場合もあります。
  6. 6.個人情報とは、個人の住所、氏名、生年月日、年齢、性別、電話番号、家族構成、趣味、電子メールアドレス、銀行口座番号、クレジットカード番号、及び個人に付与された各種番号や、訪れられたホームページの情報、苦情、ご相談、お問い合わせの情報等で、これらを組み合わすことにより特定の個人を識別する、或いは識別し得る情報を指すものとします。